Direct inzicht in stuurinformatie en zuivere bronsystemen

Een bedrijf dat facility & fleet management doet, moet zijn (stuur)informatie piekfijn op orde hebben. Maandelijks moeten duizenden factuurregels worden verwerkt en de rapportages naar klanten en MT moeten helder en correct zijn. Een online managementdashboard komt daarbij uitstekend van pas. Marcel van Haaften, managing partner van ROI Groep, is dan ook erg enthousiast over de mogelijkheden van Beegua.

Gedetailleerd inzicht

ROI Groep gebruikt Beegua sinds een half jaar, met name om stuurinformatie te maken en te distribueren onder het MT. ‘Dat scheelt veel werk en tijd,’ zegt Marcel van Haaften. ‘Beegua stelt ons in staat om alle MT-leden altijd gedetailleerd inzicht te geven in die bedrijfsresultaten waar zij verantwoordelijk voor zijn. Dat is een stuk eenvoudiger dan de methode die we hiervoor gebruikten: resultaten rondsturen in Excel-sheets. Het is niet alleen veel makkelijker maar het is ook een stuk sneller. Voorheen kon het nog wel eens een dag of drie duren voordat ik tijd had om de bedrijfsresultaten te bewerken en de rapportages door te sturen. Daarnaast biedt Beegua een aantal handige analysemogelijkheden. Voorheen waren wij ‘creatief met Excel’: we haalden informatie uit onze administratie en lieten daarop Excel-formules los. Beegua heeft standaard een aantal analysetools, die je met één muisklik activeert.’

‘Met Beegua hebben wij een goede tool in handen, waarmee
we kosten goed kunnen managen, eenvoudig analyses kunnen
uitvoeren en informatie overzichtelijk aan kunnen leveren.’

Hapklare brokken

Met Beegua kun je heel eenvoudig individuele dashboards maken. Marcel van Haaften heeft voor de zes MT-leden van ROI groep zes verschillende dashboards op maat ingericht. ‘Dat ging heel makkelijk: door middel van het drag-and-drop-principe. Zo krijgen ze stuurinformatie als hapklare brokken voorgeschoteld en direct inzicht in zaken als productiviteit, omzet, afwijkingen op het budget, debiteurensaldo’s, et cetera - ieder voor zijn of haar gedeelte van de bedrijfsvoering. Tegenwoordig heeft iedereen tijdens het MT-overleg Beegua open staan.’

Toegevoegde waardes

Marcel van Haaften vindt ook het uiterlijk van Beegua een belangrijke toegevoegde waarde. ‘De stuurinformatie wordt mooi en overzichtelijk gepresenteerd. Excel is tweedimensionaal, Beegua laat
meerdere dimensies zien. Het programma kan meer dan waar wij het nu voor gebruiken - met name de analysemogelijkheden benutten we nog niet optimaal. We zijn aan het bekijken hoe we het nog
beter in kunnen zetten.’ Een ander bijkomend voordeel voor ROI Groep is dat begroten makkelijker is geworden met Beegua. ‘Omdat ROI Groep uit verschillende bv’s bestaat, liepen we voorheen nog wel eens achter de feiten aan. Nu Beegua de informatie van de verschillende bv’s integreert, kunnen we beter vooruitzien.’

Dashboard voor klanten

Omdat Beegua zeven jaar geleden nog niet bestond, heeft ROI Groep destijds zelf een dashboard ontwikkeld waarmee ze KPI’s overzichtelijk aan hun klanten kunnen presenteren via internet. Momenteel is ROI Groep aan het verkennen of ze die kunnen vervangen door Beegua. Marcel van Haaften legt uit waarom: ‘Beegua heeft meer mogelijkheden en bovendien blijven ze doorontwikkelen.’

  Zuivere databases  

Sinds ROI Groep met Beegua werkt, zijn volgens Marcel van Haaften de bronsystemen beter op orde. ‘Beegua dwingt ons daartoe. Wij kunnen ons nu eenmaal geen onjuiste informatie veroorloven. Een fout in je bronssysteem leidt onverbiddelijk tot onjuiste analyses en Beegua maakt die direct inzichtelijk. Als bijvoorbeeld een kostenplaats niet blijkt te bestaan, zie je dat direct op je dashboard. Zo houdt je je database zuiver. Dat is voor ons misschien zelfs de belangrijkste toegevoegde waarde.’

Goed contact

Ook over de samenwerking met ID Insite, de makers van Beegua, is Marcel van Haaften goed te spreken. ‘Ze komen hun afspraken na, schakelen snel en het contact is heel laagdrempelig. Of de helpdesk goed is weet ik niet, omdat ik die nog nooit heb hoeven inschakelen; ik heb nog niet meegemaakt dat het systeem niet werkt. Ik ben dan ook hartstikke enthousiast over deze prettige tool en ook de MT-leden zijn enthousiast, omdat ze nu altijd direct kunnen zien hoe we ervoor staan. Met Beegua hebben wij een goede tool in handen, waarmee we onze kosten goed kunnen managen en informatie overzichtelijk aan kunnen leveren.’